Todo proceso de contratación pública pasa por varias etapas o fases que deben necesariamente ser identificadas por quienes los realizan. Para el caso de la contratación publica en nuestro país estas etapas o fases son:
FASE PREPARATORIA
Esta fase o etapa constituye las bases de un proceso de contratación ya que es aquí en donde se establecen y determinan en primer orden la necesidad de la contratación, es decir, qué queremos comprar y las condiciones técnicas, económica y legales que deben cumplir para que satisfaga nuestras necesidades. En en esta etapa en donde la entidad contratante elabora las especificaciones técnicas y los términos de referencia, estudios económicos que permitan determinar el presupuesto referencial, en general se establecen todas las condiciones necesarias sobre las cuales se elaborará el pliego del proceso y posterior resolución de inicio u autorización por parte de la máxima autoridad de la entidad contratante.
¿Que es el pliego? Es el documento mediante el cual la entidad contratante establece las condiciones técnicas, económica y legales del bien, obra o servicio que requerimos contratar así como todas aquellas obligaciones y responsabilidades que deben cumplir tanto el proveedor como la entidad del Estado.
FASE PRE CONTRACTUAL
En esta fase o etapa la entidad contratante procede con la publicación del proceso a través del portal institucional del SERCOP, en donde posteriormente existirá una interrelación entre los proveedores que participan con las instituciones, organismos y dependencias públicos y privados con participación del Estado en un 50% o más durante las siguientes etapas: Preguntas, respuestas y aclaraciones, entrega de ofertas, apertura de ofertas, solicitud de convalidación de errores, entrega se convalidaciones, evaluación y calificación de ofertas, negociación (según la modalidad de contratación) y adjudicación del proceso
FASE CONTRACTUAL O DE EJECUCIÓN
En esta fase, se elabora el contrato previa la entrega de las garantías presentadas por el Adjudicatario, y empieza la ejecución del contrato. La información del correspondiente instrumento legal, así como de las garantías entregadas deberá ser registrada en el portal institucional del SERCOP.
Es en esta etapa en donde el administrador del contrato, deberá velar por el cabal y oportuno cumplimiento de las obligaciones pactadas, cumplimiento de plazos, determinación de multas y en general realizar todas acciones correspondientes para la correcta ejecución del contrato.
FASE DE SEGUIMIENTO
Esta fase no se encuentra definida por el SERCOP a través del portal de compras públicas pero es aquí en donde la entidad contratante, por un lado, deberá velar porque se cumplan con los respectivos mantenimientos en caso de aplicar y garantías técnicas;y, por otro lado, en donde se inicien los correspondientes exámenes especiales y auditorias por los correspondientes órganos de control.
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